Informationen 21
Daten, auf die sie auf Grund ihrer Tätigkeit
im VHG Zugriff haben. Es ist auch nicht zulässig,
Familienmitgliedern oder anderen
Personen außerhalb des VHG Zugang dazu
zu geben. Es darf freilich auch das „Gesetz
des gesunden Menschenverstandes“ gelten:
Informationen, die allgemein zugänglich
sind, etwa Dienstanschriften von Personen
des öffentlichen Lebens sind nicht besonders
schutzwürdig. Auch die Privatanschrift des
Bürgermeisters in einem kleinen Dorf, die
dort allgemein bekannt und zugänglich ist,
fiele darunter; seine private E-Mail-Adresse
hingegen, die nicht allgemein bekannt und
zugänglich ist, wäre schutzwürdig.
Personenbezogene Daten dürfen in keinem
Fall zum Zweck der Werbung an Dritte, etwa
Versicherungen, Zeitungsverlage oder gewerbliche
Unternehmen, herausgegeben werden.
Viele ehrenamtlich Tätige werden höchstwahrscheinlich
nicht umhinkommen, personenbezogene
Daten von Einzelnen oder
Gruppen von Personen zu speichern. Es ist
legitim und legal, solche Daten für ihre Arbeit
zu sammeln und zu verwenden. Jedoch
ist dabei Folgendes zu beachten:
Personenbezogene Daten aus der Vereinsarbeit
sollen nicht mit anderen (z. B. privaten)
Datenbeständen vermischt werden.
Jeder Datenbestand, den ein ehrenamtlich
Tätiger für die Arbeit im VHG nicht nur
kurzfristig (einmalige Verwendung, dann Löschung)
benötigt, ist auf einem Formular
(„Katalog dezentraler Datenbestände“) zu erfassen
und zu dokumentieren.
Beispiel 1
Ein ehrenamtlich tätiges Vorstandsmitglied
wird wahrscheinlich die Daten der anderen
Vorstandsmitglieder und auch weiterer Ehrenamtlicher
(Gremienmitglieder und andere)
stets griffbereit haben wollen. Hinzu
kommen sicher auch vielerlei Daten von
wichtigen Personen, die er oder sie in der
Funktion als Repräsentant bzw. Repräsentantin
des VHG kennengelernt hat und deren
Daten er bzw. sie unter Umständen für
Einladungen zu Veranstaltungen des VHG
verwenden möchte. Dazu wäre von ihm bzw.
ihr jeweils ein Formular („Katalog dezentraler
Datenbestände“) auszufüllen.
Mindestens einmal im Jahr soll er bzw. sie prüfen
und mitteilen, ob
- dieser Datenbestand noch gespeichert bleiben
soll
- dabei Änderungen eingetreten sind und
- neue Datenbestände hinzugekommen sind.
Nur so kann der VHG seiner gesetzlichen
Pflicht zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses
nachkommen.
WICHTIG! Daten, die nicht mehr benötigt
werden, sind unbedingt zu löschen!
Beispiel 2
Manchmal kann es notwendig sein, dass als
Teil der ehrenamtlichen Tätigkeit Erlebtes
und Gehörtes in der Gruppe besprochen wird,
zum Beispiel bei Sitzungen usw. Die Verschwiegenheitspflicht
gilt dann für die Gruppe
im Ganzen. Dennoch ist es empfehlenswert,
auch hier das Interesse der Betroffenen
an der Vertraulichkeit zu berücksichtigen.
Den Betroffenen sollte bekannt sein, dass das
Gesprochene vielleicht noch Gegenstand einer
mit anderen Personen vorgenommenen
Bewertung oder Auswertung wird. In vielen
Fällen wird es möglich sein, Situationen so