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ab 25. Mai 2018 in Kraft) sowie den Datenschutzgesetzen
der Bundesländer. Zu berücksichtigen
sind auch datenschutzrechtliche Regelungen
in weiteren Gesetzen, insbesondere
dem Telekommunikationsgesetz und dem Telemediengesetz
(diese sind nicht explizit im
Bundesdatenschutzgesetz enthalten).
Was bedeutet die Verwendung von
personenbezogenen
Daten?
Paragraph 4 EU-DSGVO behandelt das Verarbeiten
von personenbezogenen Daten (früherer
Sprachgebrauch: Erheben, Verarbeiten,
Nutzen). Umfasst davon sind das „Erheben“
(die Beschaffung von Daten, zum Beispiel
durch mündliche oder schriftliche Befragung)
wie das „Verarbeiten“ und „Nutzen“,
die sich auf den Gebrauch vorhandener Daten
beziehen. Formen der Verarbeitung von
Daten sind insbesondere die Speicherung auf
einem Datenträger (das Anlegen etwa einer
Geburtstags- oder Ehrenliste), die Veränderung
(inhaltliche Umgestaltung) von Daten,
die Übermittlung an andere Personen
und das Löschen (Unkenntlichmachen) gespeicherter
Daten. Nutzen meint jede weitere
Verwendung der Daten für Zwecke des
VHG (wie das Kopieren von Geburtstagslisten,
Kopieren von Eintrittsdaten, Erstellung
von nicht autorisierten Lebensläufen usw.).
Wann ist der Umgang mit personenbezogenen
Daten zulässig?
Eine Erhebung, Verarbeitung und Nutzung
personenbezogener Daten ist nur zulässig,
wenn
- das Datenschutzrecht oder
- eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt
oder anordnet oder
- die betroffene Person eingewilligt hat.
Personenbezogene Daten
- sollen nur in dem Umfang erhoben oder
gespeichert werden, wie dies zur Wahrnehmung
der ehrenamtlichen Tätigkeit erforderlich
ist;
- dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden,
für den sie erhoben oder gespeichert
worden sind;
- dürfen auch innerhalb des VHG nur solchen
Personen bekannt gegeben werden, die diese
zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen
und die zur Verschwiegenheit verpflichtet
sind.
Auskünfte aus bzw. Abschriften / Kopien von
Datensammlungen (Dateien) an Dritte außerhalb
der Organisation des VHG dürfen nur
erteilt bzw. angefertigt werden, wenn eine
Rechtsvorschrift dies ausdrücklich erlaubt
oder Einwilligungserklärungen der betroffenen
Personen vorliegen.
So ist es erlaubt, zum Beispiel zum Zweck
des Versandes einer Information oder der
vereinsinternen Druckschriften (ZHG / MHG)
an die Mitglieder deren Anschriften einem
Dritten, in der Regel Druckdienstleistern, zur
Verfügung zu stellen. Mit einer jeden solcher
Stellen ist vorher ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
abzuschließen. Das
betrifft auch die Weitergabe von Daten zur
Verarbeitung an öffentliche Stellen, wie im
Falle einer gemeinsam vereinbarten Einladungsaktion,
bei der ein Bürgermeisteramt
oder eine Staatskanzlei Einladungsbriefe
oder -karten auch an vereinsnahe Personen
verschickt. Wer in seinem Verantwortungsbereich
eine solche Aktion plant, möchte
vorher bitte Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragen
des Vereins aufnehmen.
Ehrenamtlich Tätige haben Verschwiegenheit
zu wahren über alle personenbezogenen